Asunción, IP.- El Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones (MOPC) informó que está ejecutando el plan de sistematización del control y de la gestión de archivos para la Secretaría General, que agilizará los trámites que se realizan en esta dependencia.
El sistema implementará la digitalización e informatización de recepción y archivo de los documentos que ingresan al Ministerio de Obras.
Es la primera vez en la historia del MOPC que los documentos serán digitalizados y ordenados, y se optimizarán los procesos.
La Secretaría General se ubica como una unidad estratégica de apoyo al ministro. Lo que significa que su buen funcionamiento se traduce en mejor Gestión Institucional.
El plan incluye el análisis de la situación que consiste en la revisión de la tipología de los documentos. A esto se suma el diseño de gestión que consiste en la caracterización de los archivos y de campos de registros.
Luego viene la implementación del sistema de soporte, y el despliegue en Secretaría General que significa:
-El diseño del plan de formación
-Digitalización
-Carga del sistema e implementación
Con este plan se superan déficits que se arrastran desde hace años. Por ejemplo, la gestión de los archivos se realiza físicamente en dos ubicaciones: en la sede del MOPC, y en el archivo central ubicado a 18 kilómetros, en la ciudad de San Lorenzo.
Se estima que el archivo central pesa más de 23 toneladas, equivalentes a casi 13.000 biblioratos. Y todos los espacios estaban expuestos al polvo, humedad y calor. No contaban con sistemas de gestión, administración ni estaban definidas las funciones de los recursos humanos.
Esta situación se revirtió con:
-La reingeniería de los recursos humanos
-La incorporación de mobiliarios
-El acondicionamiento de la infraestructura edilicia
-Implementación de procedimientos inherentes a los procesos de archivos
Con este plan se busca posicionar al MOPC como una institución moderna, con una gestión de documentos acorde a los tiempos, buscando recuperar la memoria de la institución con la meta de contar, en un futuro no muy lejano, con una biblioteca a la que pueda acceder la ciudanía relacionada al sector de la construcción, y estudiantes de las diferentes universidades.
El funcionario Juan Manuel Rolón, nombrado como jefe interino del Departamento de Archivo Central, en enero del 2019, tuvo un protagonismo fundamental en este proceso.
